Hjälredan

I planeringsstadiet inför en konferens är det mycket att tänka på såsom val av anläggning, vilka ska delta, hur ska agendan se ut, hur ska tiden fördelas etc.

Nedan har vi ställt ett antal frågor – vår tanke är att de ska fungera som en hjälpreda under ditt planeringsarbete.

Lycka till!

• Ska deltagarna bo i enkelrum- och dubbelrum?
  
  
• Är det någon av deltagarna som inte ska övernatta?
  
  
• Har någon av deltagarna eller kursledningen behov av att komma natten före konferensens start?
  
  
• Hur stor möteslokal behövs och vilken möblering?
  
  
• Behövs det grupparbetsrum och i sådana fall hur många?
  
  
• Vilken teknik behövs i konferenslokalen – Dvd, dataprojektor, OH, bredbandsuppkoppling etc?
  
  
• Om ni har någon extern föreläsare stäm av med honom eller henne angående speciella krav på möblering, teknik eller speciellt material som ska finnas i lokalen?
  
  
• Är det någon talare eller kursledare som ska tackas med t. ex blommor?
  
  
• Hur fungerar logistiken på anläggningen i förhållande till hur många deltagare ni är och till tidsschemat – hur lång tid tar det till/från lunch, kafferaster, incheckningstid?
  
  
• Hur ska deltagarna transportera sig till och från anläggningen?
  
  
• Är någon av deltagarna rörelsehindrad och fungerar då logistiken?
  
  
• Är någon av deltagarna i behov av specialkost?
  
  
• Ska ni ha någon aktivitet och i sådana fall; hur lång tid får den ta och vad får det kosta?
  
  

• Hur ska det betalas? Ska det vara en samlingsfaktura eller ska kostnaderna fördelas mellan deltagarna?
  
  
  Tips!

• Om tiden finns, planera in ett besök för att säkerställa att det är rätt miljö för mötet, att lokalerna passar utifrån era behov och ert upplägg.
  
  
• Kontrollera avbokningsreglerna och vad som gäller för avbeställning och- eller reglering av antalet deltagare. Är du tveksam angående antalet deltagare och vill undvika avbeställningsavgifter, boka lite i underkant för att senare komplettera med något rum om så behövs. Det visar sig oftast när dagen väl är inne att det finns rum över.